Непредвиденные обстоятельства ⋆ FINAN$I$TEM
Непредвиденные обстоятельства

Непредвиденные обстоятельства

Вероятность того, что будущее событие может оказать негативное воздействие на организацию или человека.

Что такое непредвиденные обстоятельства?

Непредвиденная ситуация — это случайное наступление будущего события, которое может оказать негативное воздействие на организацию или человека. Это условие или вероятное будущее событие, возникающее случайно, преднамеренно, или нет. Кроме того, его возникновение и вызванные им последствия потребуют принятия специальных или чрезвычайных мер.

Примеры непредвиденных обстоятельств

В бизнесе и управлении проектами непредвиденные обстоятельства часто описываются как покрытие (финансовое или иное), которое изолирует коммерческую или некоммерческую организацию в случае непредвиденного или неопределенного события. Таким образом, расходы, понесенные в случае возникновения непредвиденных обстоятельств, становятся случайным событием.

Планирование на случай непредвиденных обстоятельств становится ключевым, независимо от незнания природы или масштаба непредвиденных обстоятельств. Для определения характера и масштаба вероятных непредвиденных обстоятельств необходим анализ, включающий прогнозирование на будущее. Анализ должен охватывать возможные средства защиты или защитные меры, которые должны быть реализованы заранее, чтобы избежать или смягчить негативные последствия непредвиденной ситуации.

В организации такой анализ называется планом действий в непредвиденных обстоятельствах. Его единственная цель — обеспечить страховочную сетку или страховку, которая позволит организации пережить потенциально негативные последствия с как можно меньшим ущербом (или затратами). Планы на случай непредвиденных обстоятельств в бизнесе часто называют планами обеспечения непрерывности бизнеса.

Как это работает

Планирование имеет решающее значение для непредвиденных обстоятельств, особенно в бизнесе. Планирование на случай непредвиденных обстоятельств обычно подразумевает выделение компанией денежных средств или резервов капитала на случай непредвиденных событий. Оно сводится к способности противостоять шоку от наступления непредвиденного события за счет доступа к ликвидности для компенсации негативных финансовых последствий, таких как продолжительный период низких продаж и увеличение расходов. Три распространенных метода, используемых для смягчения непредвиденных обстоятельств, включают:

1. Кредитные линии

Тактические планы на случай непредвиденных обстоятельств включают создание кредитных линий, когда бизнес еще здоров, чтобы обеспечить удобный доступ к кредитам в трудные времена, т.е. при наступлении негативных событий.

2. Страхование

Компания или организация может также заключить договор страхования на случай возникновения таких непредвиденных обстоятельств. Страховой полис покроет убытки, понесенные во время и после наступления негативного события.

3. Привлечение капитала и удержание доходов

Хотя описанный выше метод обычно относится к банкам, другие предприятия и организации также могут создавать резервы капитала путем удержания доходов и привлечения нового капитала. Это позволит укрепить баланс, чтобы поглотить негативные последствия непредвиденных обстоятельств. Банки обычно устанавливают минимальные уровни требований к капиталу в зависимости от их активов, взвешенных с учетом риска.

Планирование на случай непредвиденных обстоятельств

План действий в непредвиденных обстоятельствах — это план, разработанный руководством для того, чтобы помочь организации справиться с возникновением непредвиденных негативных событий. Это инструмент превентивного контроля, предназначенный для смягчения репутационного или финансового ущерба организации в результате непредвиденных обстоятельств.

Основная цель плана действий в чрезвычайных ситуациях — обеспечить непрерывность бизнеса во время и после катастрофического события. Таким образом, план помогает организациям оправиться от последствий основных рисков, угрожающих их выживанию. Он также должен быть способен предотвратить любую негативную огласку, которая может возникнуть в результате.

План действий в непредвиденных обстоятельствах гарантирует, что организация сможет проактивно реагировать на неожиданные события, чтобы ограничить потерю доходов и прибыли. Он также известен как план Б, резервный план, план обеспечения непрерывности бизнеса или план восстановления после катастрофы. Ниже приведен шаблон, описывающий процесс планирования на случай непредвиденных обстоятельств:

Этапы создания плана действий в чрезвычайных ситуациях

Эффективный план действий в чрезвычайных ситуациях должен быть хорошо проработан и дополнен сотрудничеством сотрудников и заинтересованных сторон. Ниже приведены шаги, которые необходимо предпринять:

1. Создание политики действий в чрезвычайных ситуациях

Необходимо разработать заявление о политике действий в чрезвычайных ситуациях, чтобы передать четкие указания, которым следует следовать при ликвидации последствий стихийных бедствий. Это заявление должно быть доведено до сведения всех соответствующих сотрудников, чтобы оптимизировать качество реагирования.

2. Определение ресурсов

Необходимо заранее подготовить перечень ресурсов, которыми располагает организация и к которым она может получить доступ. Это ресурсы, которые помогают смягчить последствия бедствия или негативных событий.

3. Определение ключевых рисков

Определение ключевых рисков, которые могут повлиять на организацию, является важнейшим шагом. Это должен быть совместный процесс с привлечением руководителей отделов и даже внешних консультантов.

Для определения вероятности наступления конкретного события и его потенциального влияния на критические бизнес-процессы можно также использовать анализ воздействия на бизнес (BIA). BIA также помогает в определении будущих рисков и их приоритетов.

4. Определение приоритетов воздействия рисков

После того, как все риски определены, следующим шагом является определение их приоритетности на основе вероятной серьезности их воздействия на организацию. Последующим параметром приоритизации является вероятность возникновения.

5. Разработка плана действий в чрезвычайных ситуациях

Существование различных рисков, угрожающих организации, требует различных планов. Как указано выше, приоритезация рисков в соответствии с потенциальным воздействием является ключевым моментом. План действий в чрезвычайных ситуациях должен предусматривать несколько сценариев, чтобы охватить более широкий спектр рисков и обстоятельств.

Также следует уделить особое внимание минимизации потерь. План действий в чрезвычайных ситуациях должен четко описывать действия, которые необходимо предпринять до и после материализации событий и обеспечить возобновление нормальной работы. Должны быть четко сформулированы обязанности каждого сотрудника, включая его действия и сроки.

На этапе планирования необходимо разработать стратегии по созданию резерва ликвидных средств на случай непредвиденных обстоятельств для покрытия потенциальных убытков. Они включают создание кредитной линии или привлечение промежуточных средств для создания резервов на случай непредвиденных обстоятельств.

Также крайне важно приобрести страховое покрытие, которое пригодится в случае возникновения убытков. Однако страховые полисы требуют предварительных или периодических взносов, которые необходимо предусмотреть в плане действий на случай непредвиденных обстоятельств.

6. Поделитесь планом

План действий в чрезвычайных ситуациях должен быть распространен среди всех соответствующих сотрудников и заинтересованных сторон. Это обеспечит оптимальную реакцию всех заинтересованных лиц, когда придет время.

7. Протестируйте план

Важным шагом в планировании действий в чрезвычайных ситуациях является тестирование плана для оценки его эффективности. Для проверки времени реагирования и выполнения плана следует проводить имитационные учения и симуляции, которые подготовят персонал к реальным действиям до того, как они произойдут.

Тестирование может выявить слабые или уязвимые места в плане и указать, где он нуждается в улучшении. Может выясниться, что есть необходимость в дополнительных ресурсах или дополнительном обучении персонала. Устранение этих недостатков повысит эффективность плана и готовность организации.

8. Пересмотр и обновление плана

Со временем план может стать менее эффективным или неэффективным из-за изменений в экологической обстановке и технологиях. Поэтому крайне важно время от времени пересматривать, обновлять и поддерживать план действий в чрезвычайных ситуациях.

Возможные действия по снижению рисков непредвиденных обстоятельств

Непредвиденные обстоятельства в управлении проектами

В управлении проектами непредвиденные расходы обычно относятся к затратам, т.е. средствам, отложенным в резерв на случай непредвиденных событий. Однако они также относятся к другим аспектам проекта, таким как нехватка ресурсов и соблюдение сроков. Планы на случай непредвиденных обстоятельств должны быть подготовлены для всех рисков, упомянутых в разделах выше.

Рекомендуется, чтобы руководители проекта не раскрывали информацию о том, что у них есть резервы на случай непредвиденных обстоятельств, другим членам команды проекта. Это связано с тем, что раскрытие информации может привести к обратному эффекту, когда резервы на случай непредвиденных обстоятельств будут рассматриваться как разрешение на превышение бюджетных ассигнований.

Непредвиденные расходы по проекту обычно выражаются в процентах. Начальные стадии проекта, как правило, являются наиболее рискованными и на них применяются более высокие проценты непредвиденных расходов. Однако по мере продвижения проекта процент непредвиденных расходов постепенно снижается, так как становится меньше неизвестных и более четким направление проекта.

Сокращение непредвиденных расходов в ходе проекта обычно связано со следующими вопросами:

  • На этапе планирования смета общих затрат должна включать дополнительную премию, например, 10% непредвиденных расходов.
  • Примерно 5-10% от стоимости контракта может быть включено в план затрат в качестве резерва.
  • Владелец проекта часто удерживает определенный процент от суммы, причитающейся подрядчику. Это называется удержанием (обычно 5%). Удержание берется в качестве страховки, чтобы убедиться, что подрядчик выполнит проект в соответствии с условиями контракта.

Дополнительные ресурсы:

Finansistem поможет каждому стать финансовым аналитиком мирового класса-+. Для того чтобы помочь вам стать финансовым аналитиком мирового класса и продвинуться по карьерной лестнице в полной мере, эти дополнительные ресурсы будут очень полезны:

Добавить комментарий